La DAJ a
publié sa mise à jour printanière des guides très pratiques de la
dématérialisation. Cette nouvelle version est l’occasion de procéder au
rafraichissement de 7 questions et d’en intégrer 5 nouvelles sur les deux
guides.
Revenons sur les principaux apports de cette
mise à jour.
Les
données essentielles et les avenants[1] :
Les modifications de contrat qui doivent être
publiées au titre des données essentielles doivent l’être sur le profil
acheteur. Toutefois, seules les
modifications des contrats notifiés depuis le 1er octobre 2018
sont concernées.
Pour les contrats notifiés avant le 1er
octobre, la publication des données de modification se fait à la convenance de
l’acheteur. Cela nécessitera toutefois de publier aussi les données du marché
initial.
L’exemplaire
unique[2] : L’exemplaire
unique n’est qu’une « copie de l’original ». La dématérialisation
n’étant pas obligatoire sur cette étape, il est donc possible d’émettre un
exemplaire unique « papier », même pour un contrat dématérialisé. Si
l’acheteur souhaite émettre un exemplaire unique dématérialisé, il existe deux possibilités :
le document est élaboré à partir d’un document papier, et il convient
alors d’apposer la mention « exemplaire unique », de scanner le
document puis de le signer électroniquement.
le document est élaboré à partir d’un document électronique, et il
convient dans ce cas d’apposer un filigrane « exemplaire unique »
avant de signer électroniquement le document. Pour autant cela ne permet pas de
savoir si cet exemplaire électronique est vraiment le
« dernier ». Cette procédure
ne constituant pas une garantie suffisante sur le montant maximum de la créance
cessible, un nouvel arrêté est donc attendu
courant 2019 pour rendre possible la
dématérialisation sécurisée du certificat de cessibilité.
Signature
électronique côté opérateur économique[3] :
Là encore, tant que la signature électronique
n’est pas obligatoire, il existe deux solutions si l’entreprise ne peut pas
signer électroniquement son contrat :
« avec signature électronique exigée » : l’offre doit être
régularisée sinon il convient de faire appel au candidat classé deuxième.
« sans signature électronique exigée » : l’entreprise doit
imprimer le marché, le signer manuscritement avant de le scanner et le
transmettre par voie électronique (il ne s’agit alors que d’une copie).
L’original signé par l’entreprise sera ensuite transmis par voie papier après la
notification du marché, cette étape mettant fin à l’obligation des échanges
dématérialisés (sic).
Le guide rappelle que le certificat de signature est lié non pas à une fonction, mais bel et
bien à une personne physique. Ce qui signifie concrètement que le
maire d’une commune agissant pour sa commune et comme président de l’intercommunalité
n’a besoin juridiquement que d’un seul
et même certificat de signature. Toutefois, en pratique, un prestataire de service
de confiance (émetteur du certificat) ou l’entité de rattachement du signataire
peuvent limiter le champ d’action du certificat. Si tel est le cas, cela sera
précisé dans les conditions de délivrance ou d’utilisation du certificat, et le
titulaire du certificat ne pourra l’utiliser que pour l’entité ou le contexte
prévu. Acheteurs, soyez donc vigilants sur le périmètre d’utilisation des
certificats de signature.
En ce qui concerne les pouvoirs et délégations,
bien que l’arrêté du 12 avril 2018 ne mentionne pas l’appartenance du
signataire à la personne morale qu’il représente comme point sur lequel porte
le contrôle permettant de vérifier la signature, cela ne change pas l’état du
droit sur les pouvoirs et délégations.
Ainsi, il appartient à l’acheteur de s’assurer
que le signataire dispose bien de la capacité à engager l’organisme, notamment
pour le montant prévu par le contrat.
